1/2010

”Olisipa aikaa perustehtäville”

Ritva Helle kertoo projektien kuormittavan väkeä

– Suomen Akatemiassa työskentelevien motivaatio on keskimääräistä korkeampi kaikkien mittausten mukaan, henkilökuntayhdistyksen puheenjohtaja Ritva Helle kertoo. Se on pienoinen ihme, sillä limittäisten projektien ja kankean johtamisen oheen lisärasitteeksi tuli homeongelma.

Suomen Akatemian henkilökuntayhdistyksen puheenjohtaja Ritva Helteen mukaan valtion tuottavuusohjelma vähentää väkeä myös Suomen Akatemiassa. Helteen mukaan työmäärää ei kuitenkaan ole vähentynyt.
   -Tehdään harmaata työtä ja jotkut ovat täällä viikonloppuisinkin, hän sanoo.

Suomen Akatemian aula on valoisa ja siisti. Heti hississä pölähtää vastaan tunkkainen tuoksu, home.

– Täällä on vesivahinko. Vesi tuli sisään monessa työhuoneessa. Onneksi syy keksittiin, sillä oireilua on ollut pari vuotta. Jokunen ehti sairastua astmaan, minäkin, projektisihteeri Ritva Helle kertoo.

Osa henkilöstöstä on siirretty remontin ajaksi talon toiseen rappuun. Ensi vuonna koko Akatemia muuttaa toisiin tiloihin.

- Koko toiminta on kuin myrskystä toiseen siirtyisi, Helle toteaa.

Vyö entistä kireämmälle

Ensimmäinen tammikuuta astui voimaan uusi Akatemia-laki. Sen myötä yli 300 tutkijaa ja isoin osa toimintamenoista, 23,9 miljoonaa, siirtyivät yliopistoille. Akatemialle osoitettiin toimintamenoihin reilut 9 miljoonaa. Kustannukset ovat monta miljoonaa enemmän.

– Varmaan laskelmien mukaan rahat menivät oikein, mutta täällä täytyy kiristää vyötä. Mielestäni täällä ei ole leveästi eletty muutenkaan, Helle toteaa.

Väkeä on vähennetty tuottavuusohjelman aikataulun mukaisesti. Akatemiassa työskentelee noin 150 ihmistä, heistä YHL:läisiä on 42.

– Vielä työmäärät eivät ole vähentyneet, Helle sanoo.

Työaikapankit ovat aika täynnä.

- Ihmiset eivät ehdi pitää joustotuntejaan, ja rajojen yli menevät työtunnit leikkaantuvat kuuden kuukauden välein. Lisäksi tehdään harmaata työtä. Jotkut ovat täällä viikonloppuisinkin.

Apua piti tulla palvelukeskuksesta. Helle huomauttaa, että sinne maksettavalla rahalla Akatemiaan palkkaisi enemmän henkilöitä mitä palvelutehtävissä aiemmin oli.

Työmäärä kasvaa toisesta päästä. Apurahahakemuksia tuli kymmenes enemmän kuin viime vuonna, eli yhteensä noin 2 500.

Kieku, Salama ja Sara

– Meillä on niin valtavasti projekteja, että määräaikaisia on palkattu pilotteihin. Neljännes henkilöstöstä on määräaikaisia. Tutkimme niiden perusteet, ja kaikki ovat kunnossa.

Toiminnan suunnittelu- ja seurantajärjestelmä Kieku aiotaan ottaa käyttöön koko valtionhallinnossa. Akatemia on siinä yhtenä kokeilupaikkana.

– Kiekuun tulee kaikki mahdollinen, työaikaseuranta, poissaolot, budjetit. Se kerää tiedot sekä talous- että hallintoyksiköstä. Sillä haetaan varmaan ”valtiokonsernin” yhtenäistä seurantaa ja järjestelmien yhtenäistämistä.

Opetusministeriön Salama-projektilla edistetään puolestaan sähköistä dokumenttien hallintaa. Siitä tulee sähköinen kirjaamo.

– Projektien lisäksi matkahallintajärjestelmä vaihtuu. Lokakuussa otetaan käyttöön uusi Sara-järjestelmä sähköiseen asiointiin.

Kuinka teillä jää aikaa perustehtäviin?

– Keneltä tahansa kysyy, niin melkein jokainen on jossain kehitysprojektissa mukana. Se vie aika lailla aikaa perustehtävältä. Sitten kun järjestelmät ovat valmiit, ne pitää opetella. Ihmiset pelkäävät, miten aika riittää koulutukseen.

Johtamisongelmat rasittavat

Hyvinvointikyselystä käy ilmi, että tiedonkulku, tehtävien delegoiminen ja johtajien keskinäinen työnjako eivät ole Akatemiassa hyvällä tolalla. Se haittaa käytännön työtä.

– Meillä on hierarkkinen johtamisjärjestelmä. Lähin esimies ei aina tiedä, mitä johto pyytää.

Pääjohtajan lisäksi on kaksi ylijohtajaa, ja jokaisessa yksikössä on oma johtaja. Helteen mielestä yksikön johtajilla voisi olla enemmän vastuuta.

Vastikään valmistui konsultin selvitys organisaatio- ja johtamisjärjestelmästä. Sen käsittely on kesken.

Palkkausjärjestelmä vailla rahaa

Työryhmän esitys palkkausjärjestelmän henkilökohtaisen osan kehittämiseksi valmistui marraskuussa. Se vaatii vielä johdon ja järjestöjen siunauksen, ja ennen muuta rahaa.

– Uusi järjestelmä on yksinkertaisempi ja kannustavampi. Asteikkomme on ollut yhdestä viiteen, nyt se esitetään muutettavaksi neliportaiseksi. Lähdimme siitä, että jos vaatimuksesta täyttyy puolet, työntekijä saa myös puolet täydestä henkilökohtaisesta palkanosasta, Helle selvittää.

Ratkaisu maksaa, sillä henkilöstön suoriutumistasot ovat hänen mukaansa hyvät.

Seuraavaksi työlistalla on tehtävien vaativuusjärjestelmän uusiminen. 1990-luvulta oleva järjestelmä ei Helteen mielestä enää sovellu kaikkiin työtehtäviin.

– Järjestelmä suosii esimies- ja esittelijätehtävissä olevia.

Teksti ja kuva: Birgitta Suorsa I UP-uutispalvelu