1/2008

Palvelukeskushankkeessa päätösten kevät

Yliopistoissa ja yliopistojen palvelukeskuksessa käytettävään tietojärjestelmään liittyy paljon suunniteltavaa ja monia taloudellisia ja käytännöllisiä ratkaisuja.

Valtiokonttorin kilpailutus valtionhallinnon uudesta tietojärjestelmästä venyi odotettua pitemmäksi ja ratkaisu, johon päädytään siirtää myös käyttöönoton aikataulua kauemmas tulevaisuuteen. Tämä merkitsee, että yliopistojen palvelukeskuksen on valmistauduttava menemään siirtymäkauden yli. Tietohallintoratkaisua kysytään myös kyselyssä, jonka yliopistot ovat saaneet. Opetusministeriö
on kysynyt yliopistoilta siirtävätkö ne talous- ja henkilöstöhallintonsa palvelujen tuottamisen palvelukeskukseen ja millä aikataululla. Kyselyyn on vastattava 20. 2.2008 mennessä. Vaikeita päätöksiä väärässä järjestyksessä, sillä Valtiokonttori päättää uudesta tietojärjestelmästä aikaisintaan
toukokuussa.

Yliopistojen palvelukeskusprojektin tietojärjestelmäratkaisut
Ohjausryhmässä 17.1.2008 käytiin läpi Helsingin yliopiston esiselvitys taloushallintojärjestelmän uusimisesta sekä Yliopistojen palvelukeskusprojektin hankeryhmän esitys
etenemismallista tietojärjestelmäratkaisun toteuttamiseksi. Helsingin yliopistossa on laskettu arvio uuden tietojärjestelmän käyttöönottoprojektin henkilötyömääristä ja alustava arvio kustannuksista.

Palvelukeskushankkeen ohjausryhmä teki tammikuussa linjapäätöksen, jonka mukaan hankeryhmän esitys rinnakkaisista etenemismalleista hyväksyttiin. Taloushallinnon
palveluja tuotetaan nykyisin Raindance -järjestelmällä ja AdeEko+ -järjestelmällä. Uuden taloushallinnon järjestelmän
käyttöönottoa varten perustetaan projekti. Yksikertaistetusti voidaan sanoa, että AdeEko+ -yliopistojen ei tarvitse vaihtaa
Raindance-järjestelmään, ja että näistä molemmista järjestelmistä siirrytään uuteen taloushallinnon järjestelmään, mutta uuden taloushallinnon järjestelmän viivästyminen aiheuttaa lisäjärjestelyjä, joihin nyt perustettava projekti valmistautuu.

Kustannuksista, resursseihin ja vastuunjaosta pystytään tekemään päätöksiä vasta, kun Valtiokonttorin yhteisen hankinnan ratkaisun tulos on tiedossa arviolta toukokuussa
2008.

Mikäli Valtiokonttorin ratkaisu ei aikataulun osalta ole toteutuskelpoinen, arvioidaan ohjausryhmässä toukokuussa sitoutuuko se yliopistojen omaan kilpailutukseen.

Käytännössä pyritään siihen, että yliopistojen taloushallinnon järjestelmän suunnittelu ja ylläpito hoidetaan koordinoidusti.
Tämä toimii samalla houkuttimena saada yliopistot palvelukeskuksen käyttäjiksi. Muuten taloushallinnon järjestelmien ylläpito ja käyttö tulee vaikeutumaan ja aiheuttamaan runsaasti kuluja, jotka eivät taas vastaa tuottavuushankkeessa tavoiteltuja säästöjä. Helsingin yliopistolla on halukkuutta ottaa vastuu tietojärjestelmäasioista.

Palvelukeskushankkeen kehittämisryhmän asettamispäätöstä muutettiin
Kehittämisryhmän tehtäviin liittyviä aikatauluja muutettiin. Ryhmän tulee laatia Yliopistojen palvelukeskuksen strategia, palvelukonseptit ja liiketoimintamalli 1.3.2008 mennessä (aikaisemmin 1.6.2008 mennessä), valmistella esitys palvelukeskuksen uudesta oikeudellisesta muodosta ja oikeudellisen aseman muutoksesta aiheutuvista toimenpiteistä
1.6.2008 mennessä (aikaisemmin 1.3.2008 mennessä).

Lisäksi kehittämisryhmän tehtäviin esitetään lisättäväksi uuteen taloushallinnon tietojärjestelmään liittyvän järjestelmäpalvelun
tuottamisen organisoinnin suunnittelu 1.6.2008 mennessä.

YHL:n puheenjohtaja Kerttu Pellisen sijainen kehittämisryhmässä on JUKO:n toiminnanjohtaja
Eeva Rantala.

Yliopistojen palvelukeskuksia koskeva kysely
Yliopistoille ja Palvelukeskus PAVE:lle (pääkaupunkiseudun seitsemän pienen yliopiston erillislaitos) on lähetetty kysely Yliopistojen palvelukeskuksen asiakkaaksitulosta. Yliopistoja pyydetään sitoutumaan lopullisesti asiakkaiksi ja määrittelemään palvelukeskuksen asiakkuuden alkamisajankohta sekä halukkuus siirtyä käyttämään uutta taloushallinnon tietojärjestelmää vuoden 2010 alusta lähtien.

Yliopistojen ja Palvelukeskus PAVE:n johtokunnan vastauksia on pyydetty 20.2.2008 mennessä. Tätä artikkelia kirjoitettaessa vastauksia on vasta niukasti tiedossa. Esim. Lapin yliopiston hallitus päätti 7.2. kokouksessaan, ettei Lapin yliopisto siirry palvelukeskuksen asiakkaaksi. Jos osa yliopistoista vastaa samalla tavalla, on kysyttävä, onko yliopistojen palvelukeskuksella toimintaedellytyksiä?

Yliopistojen palvelukeskuksen hallintoasetus on hyväksytty
Valtioneuvoston yleisistunto hyväksyi 17.1.2008 asetuksen Yliopistojen palvelukeskuksesta. Yliopistojen palvelukeskuksen
ohjaus on opetusministeriössä hallinto-osaston vastuulla. Asetus tulee voimaan 1.3.2008.

Yliopistojen palvelukeskuksen johdon rekrytointi on käynnistynyt
Palvelukeskuksen johtajan määräaikainen virka on julistettu haettavaksi, samoin kolme päällikkövirkaa. Ensi vaiheessa maalis-huhtikuussa 2008 Yliopistojen palvelukeskukselle nimitetään johtaja ja 2-4 muuta päällikköä. Siirtymävaiheessa, ennen palvelukeskuksen toiminnan käynnistymistä
palvelukeskuksen henkilöstön nimittää opetusministeriö. Palvelukeskuksen oikeudellisen aseman muuttuessa palvelukeskuksen johtajan vaatimukset muuttuvat. Pilotointivaiheessa 1.9.2008 Vaasan palvelukeskuksessa
tullee työskentelemään n. 30 henkilöä.

Syksyllä tehdyssä henkilöstön siirtymähalukkuuskyselyssä
hieman yli 200 henkilöä osoitti jonkinasteista kiinnostusta palvelukeskusta kohtaan. Näiden vastausten pohjalta käynnistyy ensimmäinen rekrytointikierros. Koko henkilöstöstä saataneen palvelukeskukseen rekrytoitua noin puolet tarvittavasta henkilöstöstä omalta hallinnonalalta. Muiden hallinnonalojen kokemusten perusteella voidaan myös arvioida,
että siirtymähalukkuus lisääntyy, kun hanke etenee käytännön toteutusvaiheeseen. Tämä vuosi tulee olemaan ratkaisevan
tässäkin suhteessa.

Muutokseen valmistautuminen
Yliopistot ovat laatineet muutossuunnitelmia vuodelle 2008 seitsemässä yliopistossa. Vuoden 2008 määrärahasta (360 000) on myönnetty tukea muutokseen yhteensä 299 000. Muutossuunnitelmia tehdään parhaillaan muutamissa yliopistoissa. Muutossuunnitelmiin sisältyy osaamiskartoituksia, joita on jo tehty esim. Vaasan ja Oulun yliopistoissa sekä Åbo Akademissa.

Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtyvät virastot voivat tehdä tarvittaessa lisämäärärahaesityksiä vuoden 2008 lisätalousarvioon. Opetusministeriön on avannut keskustelun Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkaaksi siirtyvien
virastojen siirtymäkustannusten osittaisesta korvaamisesta valtiovarainministeriön tuottavuusmäärärahasta uudelleen VM:n kanssa.

Satu Henttonen | Pardian asiamies